Комуникацията е най-критичната задача в ролята на помощник за управление на проекти.
Всеки ръководител на проекти трябва да започне някъде в професията и обикновено е в ролята на асистент мениджър на проекти. Асистентът ще носи пълната отговорност за по-малки проекти, но при по-големи проекти тя ще подпомага главния ръководител на проекта, като поема голяма част от работата на администрацията. Но между малки и големи проекти, тя ще получи пълен опит във всички задачи за управление на проекти - от управление на документи до планиране напред.
Планиране
Когато работи по по-големи проекти, тя ще помогне на директора в планирането на ресурси, графици и бюджети. Това може да включва събиране, разработване и анализ на данни, свързани с плана, и подпомагане на ръководителите на проекти да определят цели на екипа. Асистентът и главните мениджъри ще си сътрудничат за балансиране на времето, парите и обхвата на проекта, които са параметри за обсъждане с клиента. Като асистент ще научи, че ранното планиране ще помогне да се предотвратят смущения и закъснения по-надолу по линията. Асистентът работи в тясно сътрудничество с екипа на проекта и има важна роля в отчитането на препятствията, които очаква по-късно в проекта.
общуване
Според Обединеното сдружение за управление на проекти във Великобритания комуникацията е най-критичната задача в професията. Като комуникатор ролята на асистента е важна за успеха на проекта. Директорът определя целите на проекта с клиента или старшия мениджър. След това те ще документират тези цели и ще ги съобщят на екипа на проекта чрез асистента. Ако тя докладва за закъсненията на проекта на основната си страна, документираните цели ще бъдат актуализирани от ръководителя на проекта след консултация с клиента. Асистентът също така ще актуализира графици, бюджети, записи и документи за проекти.
Управление на екипи
Когато работи по по-малки проекти, тя ще бъде това, което Бюрото по трудова статистика нарича „видимо присъствие“ на екипа си и ще бъде в тясна връзка с тях. Както всеки мениджър, тя трябва да мотивира екипа си и да гарантира, че работата ще приключи в рамките на график и бюджет. Освен това, за разлика от други мениджъри, нейните служители ще се променят с всеки нов проект. Нейният персонал ще има различни умения, които биха могли да бъдат маркетинг или ИТ или продажби, а друга задача на асистента ще бъде да обедини цялата тази работа в един успешен проект. И накрая, тя ще има ролята да определя назначенията на персонала в екипа, но за по-големите проекти окончателното решение за персонала ще бъде с директора.
Контрол на качеството
Като ефективен ръководител на екипа, асистентът трябва да поддържа качеството на работата на своя екип. Една от задачите й ще бъде изграждането на прегледи на качеството и контролни проверки в графика на проекта. Като друга мярка за контрол на качеството, тя би могла да проектира и управлява система от партньорски проверки, при която членовете на екипа проверяват работата на всеки друг. Друга най-добра практика би била прилагането и управлението на програма за непрекъснато подобрение.
