Документацията е важна на работното място.
Адвокат ще каже: "Ако не е в писмена форма, това не се е случило." Документацията съдържа същество в дейностите на работното място не само по правни въпроси, одити или спорове, но и за правила и разпоредби. Той поддържа офис систематично и етично. Трудно би било служителите в обучителна програма да запомнят всичко, ако то се представя само устно. По време на спешна ситуация персоналът може да не помни правилната процедура за излизане от сградата без документация. Документацията осигурява стандарти за работното място.
За обучение
Много работни места предлагат обучение на своите служители за кариерно развитие, нови технологични системи или за обучение по здраве и безопасност или друго политическо обучение. За да разберат наученото, служителите разчитат на документация за ориентир. Би било неефективно и разточително да харчите долари за обучение на обучител, който няма бързи съвети, обзори, ръководства за потребителя или друга обучителна документация, независимо дали е на хартиен носител или електронна.
За стандарти за процедурите
Политиките на работното място помагат на работодателите да управляват персонала със стандарти за приемливо и неприемливо поведение. Те очертават последствията, ако служителят не се придържа към правилата. Служител, който е тормозен на работното място, например, може да се почувства по-удобно да докладва за инцидента, като знае положението на работното място по въпроса въз основа на политиката за борба с тормоза на работното място. Това помага на служител да разбере правата си.
За безопасност
Законът за безопасност и здраве при работа казва, че работодателите трябва да осигурят безопасна среда за служителите. Това включва публикуване на документация на Закона за здраве и безопасност на труда и индустриални разпоредби в зона с голям трафик, достъпна за персонала. Освен това работодателите трябва да публикуват разпоредби за оказване на първа помощ в пунктовете за първа помощ и спешните служби и телефонни номера в близост до телефони. Публикуването на документацията е важно, за да могат служителите да разберат правата и задълженията си за поддържане на безопасно работно място.
В случай на одит
От време на време регулаторите могат да провеждат одит на работното място за моментна снимка как работодателят ръководи бизнеса. Одиторите ще поискат документация на писмени политики, правила и разпоредби, процедури, длъжностни характеристики и доклади от инспекции, които могат да включват екологични стандарти, здраве и безопасност и ползи за служителите. Ако една компания не поддържа актуална документация, одиторите могат да докладват за нарушение на компанията, което може да струва на компанията време и пари.
